Blog

Met ons CommunicatieKompas, navigeren we binnen de rubrieken tools, trends en tips door het dynamische communicatielandschap. Deze keer staat de rubriek tips centraal. Normaal gesproken delen wij tips met onze lezers, maar vandaag draaien we de rollen om en vragen we juist om jouw inzichten.

Bij Buro Rietveld zijn we gevestigd op de prachtige locatie De Rozenhof. Een ideale plek voor bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen. Naast onze eigen activiteiten, verwelkomen we regelmatig dag-gasten van diverse bedrijven (ook samenkomen op de Rotterdamse ‘hei’? >> derozenhofrotterdam.nl).

Wij maken graag gebruik van onze unieke locatie door jaarlijks een inspiratie-evenement te organiseren voor zowel bestaande relaties als potentiële klanten. Het organiseren van zo’n symposium, inclusief het vinden van boeiende sprekers, zorgvuldige communicatie, catering en decoratie, kost natuurlijk tijd, geld en energie. En dat is het meer dan waard, als we onze gasten een leuke middag bezorgen en ze vol energie en inspiratie weer huiswaarts zien gaan. Ook tijdens ons laatste evenement verlieten de aanwezigen na de borrel opgewekt en geïnspireerd De Rozenhof. Klein detail, dit waren lang niet alle gasten die zich hadden opgegeven aanwezig te zijn. We hadden te maken met een aanzienlijk aantal last-minute afzeggingen en no-shows. Nu bouwen we hier steevast een marge voor in, en konden we op het laatste moment nog extra mensen uitnodigen om de vrijgekomen plekken te vullen, maar de vraag is, waarom afzeggen als je stoel klaarstaat en je badge al klaarligt?

Uit nieuwsgierigheid zijn we op onderzoek gegaan en dit fenomeen lijkt helaas veelvoorkomend te zijn in de evenementenbranche en voor bedrijven die regelmatig iets organiseren. Maar de reden is niet helemaal duidelijk. Is het een kwestie van prioriteit, mentaliteit, fatsoen? De vraag die wij ons stellen is: hoe kunnen we dit bij een volgend evenement zoveel mogelijk voorkomen? In de restaurantwereld wordt dit regelmatig opgelost door een aanbetaling te vragen, maar onze evenementen zijn kosteloos en dat willen we graag zo houden. Heb jij de gouden tip om ervoor te zorgen dat genodigden die zich aanmelden, ook daadwerkelijk komen opdagen, zodat onze inspanningen niet voor niets zijn? We kijken uit naar jouw suggesties en ervaringen!